職場的不可取代，不該是時間或勞力！

日期：2019/05/02

轉載自商周 2019年4月29日撰文者游舒帆

從以前我就常問自己：

「我週末能陪孩子玩兩天，而不用心繫公事嗎？」、「我能放心的離開台灣一週以上的時間，好好的去玩嗎？」、「我能一整天不回手機訊息或回覆郵件嗎？」

這幾個問題的答案，反應給我最真實的訊息，就是我對當前生活節奏的掌握程度。如果我說要把週末時間留給家裡，我做到了多少？

如果我希望能有權利選擇工作的時間，也有把握自己能培養足夠強大的團隊，讓我無後顧之憂，這件事我又做到了多少？

檢視自我時間的控制力，其實就看自己有沒有辦法按著自己的意志來過生活。

這件事很難，真的很難。我在過往10多年的職業生涯裡，工作內容的變化很大，每次都要一段時間適應，但我總會要求自己要找回到自己時間的控制力，別讓自己陷入窮忙的窘境。

按著這個邏輯，我在成為freelancer（自由工作者）時曾給自己一個目標，那就是盡可能不在週末安排工作，原因無它，我只是希望自己的生活作息能與家裡其他人一致，而不是我有空的時間他們沒空，他們有空的時間換我沒空，我希望生活的節奏還是要一樣，這樣家庭活動的安排才會單純。

初期要做到這件事很困難，因為收入還不穩定，有時還是會承接一些週末的課程，但隨著收入漸趨穩定，我就把重心放到顧問、內訓跟訂閱服務上，因為這些事可以安排在平日，而不用犧牲假日的時間。

今年隨著新書的出版，加上TGO的活動，週末的時間變得稍微忙碌了一些，所以2-5月份的週末我還是排了一些行程，但我一直將這件事情放在心上，我希望6月份開始週末行程的安排要再次回到正軌上。

不管多忙碌，我對時間的安排都有一個基準線在，短時間亂了，你還是要設定一個時間，讓它重回基準線之上，你的放任與縱容，只會讓這件事愈來愈糟。

衡量自己對時間的控制力，有個很簡單的方法：

每週日晚上將當週的行程列出來，想想一週的時間內，有多少的時間是別人幫你安排好的，又有多少比例是你自己能決定做些什麼的？如果他人安排的比例偏高，那意味著你對自己時間的控制能力偏弱，反之，你對自己時間的主導性則相對較強。

下面兩張圖是我2015/7月跟2015/10月左右的週行事曆，灰色的部分代表公司安排好的既定會議，我已經盡可能將重疊的會議排開了，但灰色的行程仍有14個，紅色的部分則是我自己安排的工作，灰色的比例非常高，這意味著我的行程其實大多由公司幫我安排好了：

職場的不可取代，不該是時間或勞力！管理顧問：面對無限會議和加班...學「讓位」放過自己 — 來源／gipi的商業思維筆記

經過3個月左右的調整，可以看到灰色的部分減少到5個，而紅色的部分則增加了不少，同時我還加入了藍色的行程-代表私人事情，前後3個月，我大幅減少了被安排好的行程，讓自己有更多的時間可以放在部門事務上，以及私人事務上。

哪些事情是非要自己來處理的

我在時間管理的5大訣竅中提到我曾在短短兩個月的時間內讓例行性會議從10多個減少到5個，在做這件事情前，我先問自己：「這些會議我都一定得參加嗎？我不參加會怎樣？有沒有人能替代？」

深入想想，我會發現其實沒有幾個會議是真的非我不可，有時是我的主管希望我在，方便隨時幫他補充資訊，或是老闆隨時有問題想了解，問我速度最快，而有時則是老闆對團隊其他人的信任度不足，覺得還是問我保險點，當我將處境釐清，我下一個動作不是接受這些，而是思考如何克服這些問題。

主管希望我在，方便隨時補充資訊，我開始嘗試的是如何在會議前將各種需要的資訊摘要給對方；老闆對團隊其他人信任度不足，我會先帶團隊成員一同參與會議，並佈局讓他有機會發言，藉由與老闆的對談來提高老闆對此人的信任感，時間一久，老闆開始在會議中直接與他對話，再也不用透過我，而我也能從這場會議中解脫。

這些事情，一開始做都不容易，也不是一次就能生效，但我心裡清楚我必須從這些事情中解脫，否則我的時間會全部卡死。一開始我只能偶爾不出席，漸漸的我是兩週出席1次，後來則是偶爾才出席，最後則是完全不用出席這些會議。

反之，陪小孩跟家裡的事，這些事則大多是你要親自處理的，無法由他人代位處理，但我們往往顛倒過來，把自己該做的事情交給別人，卻把他人可以搞定的事情放到自己身上。

不可取代性成了綁死自己的枷鎖

從出社會時，就常聽到前輩或職場專家告誡我們要培養自己的「不可取代性」，為了擁有不可取代性，我們逼自己要親自處理許多事。

在上一個段落中，我曾提到讓他人來代位處理的觀念，我在職涯的很早期就意識到培養team member的重要性：

第一，團隊成員本來就有成長需求，協助他們成長是團隊茁壯的關鍵
第二，不培養人來接手自己的工作，很多事你得自己來做，這也意味著你無法離開現場太久
第三，不培養人來接手自己的工作，你也很難再往上爬

在工作中，我多數時間扮演了蠻重要的角色，短期內我會先讓自己cover很多工作，例如我剛接手維運工作時，我跟原先的值班人員討論，我可以自願承接一半的小夜+大夜班，同時我也希望所有的人問題都可以反應到我這邊，我這樣做的目的是為了更快的理解全貌，讓我有充足的資訊對症下藥把問題解決，讓事情回到正確的人手上。

成為freelancer後，從事顧問工作，客戶基本上都是衝著自己來的，也都期待我能親自花時間去處理每個case，這是因為現階段只信任我的專業。但我也知道，如果我將這件事視為理所當然，我的時間基本上就會全部綁死在上頭，我有多少時間，就決定了我能接多少案子，也決定了我公司經營的規模，上限其實很快就出現了。

時間進入4月份，我手上同時有5個顧問案，加上訂閱服務、新書的推廣、TGO活動、線上課程等，時間其實非常滿而緊迫，幾乎沒有什麼休息的時間，所以在3月多時我決定請一個正職員工，我對這位員工的期待是他要幫我每個月減少100小時的工作量，這也意味著他不可能只幫我處理行政工作。

4/1號，我的第一號員工準時報到了，他除了協助我處理行政工作外，也協助處理內容的產製與企劃、教材的編修，並協助我將一些概念表單化與結構化，我對他的期待是，在2019年底時，顧問服務中50%的工作將可由他來協助執行。

我跟幾個朋友說過這件事，大家的反應都是「這件事太困難了，你的專業經驗沒那麼容易複製」。

當然，而這正是我的不可取代性，但我相信我能像解構《商業思維》一樣把我的經驗與手法再次解構到讓其他人能使用，我也不貪心，今年先解構50%就好，只要我工作有50%能由他接手，這意味著我能做多一倍的規模，如果我不貪心，我有很大的機會是在收入成長的狀況下，工作量反而減少，而這才是我對知識工作者的期待，拿時間來換錢，太考驗體力了。

不可取代的應該是你的know-how，而非你的時間或勞力。